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Preguntas y Respuestas Para Entender los Recibos de Nómina CFDI

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

PARA ENTENDER LOS RECIBOS DE NÓMINA CFDI

 

1.- ¿Qué es un recibo con CFDI?

R= Explicándolo de manera sencilla es una factura que se emite por cada recibo de nómina que paga un contribuyente y que debe enviarse al SAT a través de un Pac. Este recibo utiliza un catálogo de conceptos establecido por el SAT de percepciones y deducciones muy similar al que se utiliza en la declaración de Sueldos y Salarios.

 

2.-¿Qué es un PAC?

R= Es un Proveedor Certificado para ser intermediario entre los contribuyentes y el SAT, cuya función es tener una plataforma tecnológica en donde recibe información digitalmente, la valida, la timbra (agregar campos al archivo que envió el contribuyente), la envía al SAT (quien la registra) y envía de regreso al contribuyente el archivo con acuse de recibo del SAT.

 

3.- ¿Ramsal es PAC?

R= No, y no es nuestro interés ser un PAC ya que no forma parte ni de la Misión ni Visión de la empresa.

 

4.- ¿Qué necesito hacer para timbrar mis recibos de nómina?

R= Tener su Fiel, Utilizando el SOLCEDI y el CERTISAT, generar los archivos que genera el SAT en donde se notifica que como contribuyente va a utilizar CFDI. Si en su empresa ya facturan electrónicamente con CFDI, ya no es necesario que haga estos pasos. Si en su empresa aún no facturan con CFDI, más adelante en el manual se explica como hacerlo.

 

5.- Una vez que tengo mis archivos que me da el SAT para generar CFDI que necesito para producir mis recibos en Ramsal.

R= a) Instalar la última versión.

b) Generar un PRO que asocia los conceptos del SAT con los conceptos de Ramsal.

c) Verificar que su configuración de horas extras tiene los datos necesarios que ahora pide el SAT del detalle del cálculo de las horas extras.

d) Verificar que las incapacidades en los CAL’s tiene los datos necesarios que ahora pide el SAT.

e) Calcular su nómina de manera normal.

f) Generar los recibos en XML en Ramsal y enviarlos a su PAC.

 

6.-¿Tengo que pagar por cada recibo de nómina que envío al SAT?

R= Desafortunadamente SI, pero el pago no es a RAMSAL es directo el trato comercial entre usted y el PAC que elija. El SAT tiene una herramienta para timbrar recibos de nómina pero uno por uno.

 

7.- ¿Hay prórroga para enviar los recibos de nómina?

R= Si lo hay, al 01 de Abril, pero la prórroga es para enviarlos, eso no lo libera de la obligación de generar y enviar los recibos de las nóminas pagadas desde el 01 de Enero del 2014.

 

8.- ¿Qué pasa si ya pagué nóminas del 2014 y no envié mis recibos?

R= Usted en una empresa que cree de prueba en Ramsal, recuperando su ZIP una vez que tenga la nueva versión puede generar los recibos de esos períodos.

 

9.- ¿En que momento debo enviar al PAC mis recibos?

R= Los recibos debe enviarlos una vez que la nómina la tiene como “definitiva” prácticamente después de que se haya enviado a bancos los depósitos. El generar los recibos CFDI, no afecta para efectos de deducibilidad de la nómina.

Lo que si le recomendamos revisar sus fechas de corte de las nóminas sobre todo las que se acercan al fin de mes (La última nómina semanal y la última nómina quincenal) las cuales le recomendamos ampliamente que ajuste sus fechas de corte de su calendario, ya que muchos PAC no permiten generar facturas del mes anterior y si tiene actualmente en su calendario que la última nómina semanal del mes toma unos días del siguiente mes, puede tener problemas para generar dichos recibos y que queden contablemente afectados y facturados dentro del mes que está concluyendo.

 

10.- ¿Porqué se recomienda generar mis recibos cuando ya está 100% como “definitiva” mi nómina?

R= Porque una vez enviado al PAC los recibos de nómina para su timbrado, estos ya tuvieron un costo y quedaron registrados en el SAT como ingreso para el empleado y si quieren cancelar dicho recibo para enviar uno modificado hay que hacer en la aplicación del PAC una cancelación (la cual también le va a costar) y volver a timbrar el recibo correcto. Por eso le recomendamos que timbre sus recibos prácticamente cuando ya haya pagado.

 

11.- ¿El recibo de nómina con CFDI, es válido laboralmente como mi recibo de nómina?

R= Si pone todos los datos “opcionales” del empleado y al regresarlo el PAC los imprime y entrega y recaba firmas SI es válido laboralmente.

Para efectos fiscales tiene la obligación de enviar al recibo de manera Electrónica el archivo XML de su recibo (osea que cada empleado debería de tener un email). Y no es necesario entregarle la representación impresa del recibo del CFDI.

Pero son dos temas distintos el laboral del fiscal, con el tema laboral puede utilizar el recibo anterior.

Aclarando un poco lo anterior, Si imprime el recibo nuevo con CFDI en papel (cumple con el tema laboral) y si el recibo con CFDI lo envía por mail al empleado cumple con el requisito fiscal, es decir el nuevo recibo puede sustituir al anterior.

 

12.- ¿En que me debo fijar que tenga un PAC?

R= a) Que comercialmente tenga un buen precio.

b) Que tenga una plataforma que le permita revisar los recibos timbrados.

c) Que tenga una plataforma que le permita cancelar recibos generados.

d) Que le de servicio de almacenamiento de sus recibos por 5 años.

e) Que tenga listo un layout para recibir en forma batch (procesar por lote) los recibos de nómina que genere desde Ramsal.

13.- Recomiendan a un PAC específico?

R= Estamos haciendo pruebas con diferentes PAC´s y en cuanto determinemos quien de ellos ofrece la mejor plataforma los agregaremos a nuestra página WEB como alianzas tecnológicas.

 

 

Recibos de Nómina CFDI vigentes a partir del 1 de enero del 2014

Recibos de nómina CFDI

Vigentes a partir 01 enero 2014

cfdiUn recibo de Nómina CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es una factura que se emite por cada recibo de nómina que paga un contribuyente y que debe enviarse al SAT a través de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificados Fiscales Digitales). Este recibo utiliza un catálogo de conceptos establecido por el SAT de percepciones y deducciones muy similar al que se utiliza en la declaración informativa anual de Sueldos y Salarios.

Cualquier contribuyente que haga pagos por conceptos de la contra-prestación de un servicio personal subordinado tiene la obligación de expedir y entregar comprobantes fiscales digitales.

El timbrar los recibos de nómina consiste en enviar al SAT de manera directa o mediante un PAC el archivo XML con los requerimientos que pide el SAT para CFDI y que este proveedor  SELLE el archivo con un certificado a fin de que queden registrados en el portal del SAT y sean válidos como CFDI tanto para el SAT como para los empleados.

Para poder emitir un recibo de nómina CFDI se deben de considerar lo siguiente:

1.       Contar con la Fiel.

Contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente.

2.       Contratar una PAC (proveedor de Autorizado de Comprobantes digitales).

Sugiero tomar en cuenta antes de contratar PAC lo siguiente:

a) Que comercialmente tenga un buen precio.

b) Que tenga una plataforma que le permita revisar los recibos timbrados.

c) Que tenga una plataforma que le permita cancelar recibos generados.

d) Que le dé servicio de almacenamiento de sus recibos.

e) Que tenga listo un layout para recibir en forma batch (procesar por lote) los recibos de nómina que genere desde su sistema de nómina.

El archivo que reciben las PAC para poder timbrar es en formato XML. Sin embargo también han preparado diferentes formas de recibir la información para poder emitir los recibos de nómina CFDI, a través de archivos planos de texto .txt, archivos en hoja de cálculo, captura en su sitio web y para volúmenes  grandes de recibos de nómina usan servicios web para timbrado en batch.

Listado de PAC en la página del SAT

Para contribuyentes pequeños la página del SAT tiene el servicio gratuito de timbrado

3.       Preparar la información o tu software de nómina para emitir recibos CFDI

Es importante relacionar nuestros conceptos de nómina que tenemos establecidos en tu sistema de nómina contra los conceptos que estableció el SAT en su catálogo de percepciones y deducciones, El SAT solo publica el catalogo y no su criterio de uso. Por lo que recomiendo hacer una tablita simple como el ejemplo a continuación:

Catalogo percepciones SAT Recibos 2014

Mi Sistema de nómina: Percepciones

001, Sueldos, Salarios Rayas y Jornales 1.- Sueldo, PER, 100% Gravable2.- Séptimo día, PER, 100% Gravable
002, Gratificación Anual (Aguinaldo) 43.- Aguinaldo PER69.- Aguinaldo Gravable70.- Aguinaldo Exento

Los datos contenidos en esta tabla son para ejemplificar, pueden consultar los catálogos completos en la página del SAT en el siguiente enlace: ftp://ftp2.sat.gob.mx/asistencia_servicio_ftp/publicaciones/cfdi/catalogoscomplementonomina.pdf

Algo que se deberá prestar especial atención es a las Horas Extras y las Incapacidades, en el caso de las Horas Extras habrá que hacer un desglose de Horas Extras pagadas por día y por periodo  separando las dobles y triples; En el caso de las incapacidades se deberá informar de acuerdo al catálogo de incapacidades coincidiendo con las deducciones por este concepto en el recibo de nómina.

Hay una serie de datos del contribuyente empleado que el SAT solicita , como la cuenta CLABE, el  nombre del Banco, etc. estos datos son  opcionales hay que tomar la decisión de cuales infórmale al SAT.

El SAT publico una prórroga  en su sitio web

  1. Si eres personas física y en el último ejercicio declarado tus ingresos fueron iguales o menores a 500 mil pesos y emitiste comprobantes impresos o CFD, puedes seguir emitiendo estos comprobantes de enero a marzo de 2014. Si optas por esta facilidad tampoco estarás obligado a emitir los recibos de nómina como CFDI durante enero a marzo. Esta facilidad también aplica para los contribuyentes que tributen en el nuevo régimen de incorporación fiscal.
  2. Todas las personas morales y las personas físicas cuyos ingresos sean mayores a 500 mil pesos, de enero a marzo de 2014, podrán diferir la emisión de los recibos de pago de nómina como CFDI, siempre que al 1 de abril hayan emitido todos los CFDI diferidos por concepto de nómina.

Fundamentos:

Artículo 99, fracción III de la Ley de ISR 2014,

Artículo 29, fracción V del CFF 2014,

Artículo I.3.3.1.17 Resolución miscelánea fiscal 2014.

Información sobre los recibos de nómina CFDI en la página del sat: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_26019.html